Como atualizar o banco de dados de clientes?

Manter a base de dados de clientes atualizada é a melhor forma de evitar problemas para se comunicar, ao enviar cobranças, personalizar experiências e ter controle das informações que lhe foram concedidas.

Os dados de clientes são alterados continuamente e nem sempre temos controle, basta simples acontecimentos e você já tem uma base de dados desatualizada.

Alguns exemplos de situações que não temos controle e pioram a sua base de dados:

  • Cliente muda de emprego: As informações que você tinha de e-mail e telefone se perdem por serem descontinuadas pela antiga marca empregadora.
  • Cliente muda de residência: A informação de endereço fica desatualizada;
  • Cliente se casa: Estado civil alterado e nome completo pode alterar;
  • Cliente amadurece: Os interesses tendem a mudar e você não os atualizou.

Quais áreas da sua empresa sofre com a falta de atualização de cadastros de clientes?

Inadimplência no setor financeiro

aVários fatores podem causar o aumento da inadimplência, principalmente por problemas do lado do pagador, mas e se o problema é gerado pelos seus próprios dados?

Uma equipe de cobrança que não sabe exatamente quem buscar, qual telefone ligar ou qual e-mail utilizar para enviar as cobranças claramente terá problemas de inadimplência.

Dados desatualizados no financeiro = Aumento de inadimplência!

Aumento de churn: Sucesso do cliente/Atendimento

Um dos motivos mais comuns de perda de clientes é a “troca de dono” de um determinado projeto.

A saída de um gerente é um momento crítico para você fornecedor de serviços/produtos, além de manter mais de um ponto de contato é seu papel mantê-los atualizados.

Esteja atento sobre possíveis mudanças de gestores e sempre que possível convide-os para atualizar os dados e objetivos ao contratar o seu serviço.

Dados desatualizados no atendimento/sucesso do cliente= Aumento do churn!

Custos e retrabalho no RH

É papel do RH manter os dados internos atualizados, só assim terá sucesso em se comunicar com seus colaboradores sempre que necessário, seja para enviar documentos ou até mesmo presenteá-los.

Cada vez mais vemos o crescimento do trabalho remoto, então os correios e entregadores são essenciais para enviar o que for necessário para essas pessoas, o problema é que nem sempre os dados de endereço estão atualizados.

É muito comum as entregas não serem finalizadas e ser necessário o custo do reenvio, que poderia ser econimizado através de boas práticas de atualização cadastral.

Dados desatualizados no RH = Aumento de custos e retrabalho!

Dicas de como atualizar dados de clientes e colaboradores

Tenha uma página detalhada sobre o motivo de atualizar os dados

Crie uma página no seu site para explicar como a atualização de dados funciona, se atente ao texto para atualização de cadastro para deixar claro como vocês pedem atualização e como uma pessoa pode identificar que o convite é seguro.

O objetivo é conscientizar os usuários sobre como a qualidade de dados é importante para sua empresa e deixá-los tranquilos sobre a segurança de atualizar os seus dados.

Veja como o Nubank estruturou essa página:

Link da página: Atualização cadastral Nubank

Envie convites de atualização de dados através dos seus canais oficiais

Envie seus convites seguindo todos os seus aspectos de comunicação, como design, linguagem, cores e etc.

Se o disparo acontecer por e-mail envie do seu próprio domínio, ser for por SMS do seu próprio número, dentro do seu APP e etc.

Canais que você pode enviar solicitações: E-mail, SMS, WhatsApp, dentro do seu site e APP.

Veja como o Picpay envia seus convites por e-mail:

O e-mail é simples, demonstra os passos para completar a atualização cadastral e direciona o usuário para o canal que utilizam para o processo, no caso, o próprio aplicativo.

Aposte em uma relação saudável de dados entre cliente e empresa

Com a chegada das leis de proteção de dados cada vez mais cresce a consciencia do cuidado com os dados pessoais, por isso é de extrema importância demonstrar como os dados são utilizados.

Sempre que tentar coletar uma informação deixe claro a motivação daquela coleta, veja esse layout aplicado pela BringData:

Apesar da atualização, não esqueça de validar as informações

De nada adianta seu cliente alterar os dados para algo não existente, não se esqueça de utilizar regras de validação de dados nos campos para garantir que os dados coletados são corretos.

Confira mais sobre o tema em: Regras para salvar a qualidade dos seus dados

Teste oferecer algo em troca

Essa é uma prática muito comum para incetivar a resposta de pesquisas de satisfação e é bastante efetiva, na Track.co aumentam-se as taxas de respostas quando essa abordagem é utilizada.

É importante que, quando ativado, esse benefício seja entregue a todos os clientes, tenha ele atualizado um ou todos os dados.

Você que ir elevar o nível dos seus convites e forma de atualização cadastral?

Confira nosso guia de modernização da atualização cadastral!

Conclusão

A atualização cadastral é o conjunto de esforços para manter os dados de clientes acionáveis.

É um trabalho contínuo e cuidadoso que gera frutos positivos como o aumento da retenção de clientes, geração de insumos para evoluir a experiência do cliente e o combate a inadimplência.

Aborde seus clientes de forma transparente, confiável e com a frequência adequada para conseguir melhores performances nas suas tentativas de atualização cadastral!

Foque na #qualidadededados e vá além!

Você tem alguma dica ou inovou na atualização cadastral? Nós vamos adorar ouvir!

Até a próxima, deixe seus comentários e conte com todo nosso time!

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Fábio é CEO da BringData, empresa especializada em tratamento de dados de clientes, foi Diretor Comercial da Track.co, é administrador e especialista em gestão da experiência de clientes.

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